Każda firma i instytucja codziennie generuje ogromne ilości dokumentów – od faktur i umów po korespondencję i akta osobowe. Z czasem niektóre z nich tracą na znaczeniu i stają się zbędnym obciążeniem dla archiwów. Brakowanie dokumentacji, czyli proces selekcji i niszczenia niepotrzebnych akt, odgrywa kluczową rolę w utrzymaniu porządku oraz zapewnieniu zgodności z przepisami prawa. Niewłaściwe postępowanie z dokumentacją może prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych oraz organizacyjnych. W tym artykule szczegółowo omówimy zasady brakowania dokumentacji, obowiązujące przepisy oraz najlepsze praktyki w tym zakresie.

Brakowanie dokumentacji to proces systematycznego usuwania dokumentów, które utraciły wartość operacyjną i archiwalną. Dotyczy on zarówno dokumentów papierowych, jak i elektronicznych. Dokumenty, które mogą podlegać brakowaniu, to te oznaczone jako niearchiwalne, czyli takie, które po upływie określonego czasu przestają być potrzebne do bieżącej działalności firmy lub instytucji.

Nie wszystkie dokumenty mogą zostać zniszczone – część z nich muszą być przekazane do Archiwum Państwowego. Dlatego tak ważne jest prawidłowe rozpoznawanie i klasyfikowanie dokumentów.

Brakowanie dokumentacji jest regulowane przez szereg aktów prawnych, z których najważniejsze to:
- Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach – określa zasady postępowania z dokumentacją archiwalną i niearchiwalną.
- Rozporządzenia dotyczące jednolitych rzeczowych wykazów akt (JRWA) – każda instytucja zobowiązana jest do prowadzenia wykazu akt, w którym dokumenty są klasyfikowane pod kątem czasu ich przechowywania.
- Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej oraz organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych.

Dzięki tym przepisom możliwe jest systematyczne zarządzanie dokumentacją oraz jej brakowanie zgodnie z obowiązującym prawem.

Proces brakowania dokumentacji można podzielić na kilka kluczowych etapów, które zapewniają jego prawidłowość i zgodność z przepisami.

Każdy dokument jest przypisywany do odpowiedniej kategorii w jednolitym rzeczowym wykazie akt (JRWA). Kategorie dokumentów określają ich czas przechowywania oraz wartość archiwalną. Dokumenty mogą być oznaczone literami:
A – materiały archiwalne o wartości prawnej, administracyjnej lub historycznej.
‍B – dokumenty o czasowym okresie przechowywania (np. B5, B10 oznacza przechowywanie przez 5 lub 10 lat).
BC – dokumenty o krótkotrwałym znaczeniu, przechowywane nie dłużej niż rok
BE – dokumenty, które po upływie okresu przechowywania są oceniane pod kątem wartości archiwalnej.

Dokumenty oznaczone jako B, BC lub BE po upływie okresu przechowywania mogą być poddane brakowaniu. Należy ocenić, czy posiadają wartość historyczną lub dowodową. W przypadku wątpliwości konieczna jest konsultacja z Archiwum Państwowym.

Spisy te są kluczowym elementem procedury. Muszą zawierać szczegółowe informacje o dokumentach przeznaczonych do zniszczenia, w tym ich kategorię, rok powstania oraz ilość

Przed brakowaniem dokumentacji niezbędne jest uzyskanie zgody od dyrektora Archiwum Państwowego. Archiwum przeprowadza analizę spisu i wydaje decyzję o brakowaniu lub konieczności przekazania dokumentów o wartości historycznej

Po uzyskaniu zgody dokumenty są niszczone w sposób uniemożliwiający ich odtworzenie. Niszczenie może być przeprowadzone przez wyspecjalizowane firmy lub własne archiwum zakładowe.

Zgoda na brakowanie dokumentacji jest wymagana, gdy dokumenty przeznaczone do zniszczenia należą do państwowych lub samorządowych jednostek organizacyjnych, a także gdy prywatne podmioty przechowują dokumentację po takich jednostkach, np. po zlikwidowanych przedsiębiorstwach państwowych. 

Brakowanie odbywa się na wniosek kierownika jednostki, ale dopiero po uzyskaniu zgody dyrektora właściwego Archiwum Państwowego, który potwierdza, że wśród dokumentacji nie znajdują się materiały archiwalne o wartości historycznej. Prywatne jednostki, takie jak stowarzyszenia, fundacje czy spółki, mogą dobrowolnie wystąpić do Archiwum Państwowego o opinię w sprawie planowanego zniszczenia własnych dokumentów, jednak formalna zgoda nie jest w ich przypadku obowiązkowa.

1. Wniosek o brakowanie sporządza kierownik jednostki organizacyjnej lub osoba upoważniona. Wniosek musi być podpisany przez wnioskodawcę i złożony:
- Drogą pocztową,
- Elektronicznie,
- Za pomocą platformy ePUAP.
2. Załączniki do wniosku: dwa egzemplarze spisu dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do brakowania.
3. Zasady sporządzania spisu dokumentacji: dokumentację należy sporządzić w osobnych spisach dla dokumentacji oznaczonej symbolami:
- B – przechowywana do czasu,
- BE – przechowywana z ekspertyzą,
- Bc – przechowywana krótkoterminowo.
Oddzielne spisy należy również sporządzić dla każdej jednostki organizacyjnej, która wytworzyła dokumentację.
4. Organizacja spisu: w obrębie spisu należy:
- Wyróżnić komórki organizacyjne, z których pochodzą akta,
- Uszeregować dokumenty według symboli klasyfikacyjnych z jednolitego rzeczowego wykazu akt.
5. Teczki aktowe: dokumenty tego samego rodzaju (o tym samym tytule) ujmuje się pod jedną pozycją.
6. Weryfikacja spisu: przed złożeniem osoba sporządzająca spis powinna
- Sprawdzić zawartość teczek aktowych,
- Uzupełnić tytuły jednostek o informacje dotyczące rodzaju akt i spraw,
- Zweryfikować daty skrajne dokumentacji oraz kwalifikację archiwalną dokumentów.

Brakowanie dokumentacji to proces wymagający precyzyjnej wiedzy i znajomości przepisów prawa. Inwestowanie w kurs archiwisty lub szkolenia dla archiwistów pozwala na zdobycie praktycznych umiejętności niezbędnych do prawidłowego zarządzania dokumentacją.
Uczestnicy takich kursów uczą się:
- Jak prawidłowo klasyfikować dokumenty.
- Jak sporządzać spisy dokumentów do brakowania.
- Jak przygotowywać wnioski do Archiwum Państwowego.

Brakowanie dokumentacji to niezbędny element zarządzania dokumentacją w każdej organizacji. Znajomość przepisów oraz stosowanie odpowiednich procedur pozwala na uniknięcie problemów prawnych i zapewnia porządek w archiwum. Regularne i zgodne z prawem niszczenie niepotrzebnych akt pozwala nie tylko zaoszczędzić miejsce i uporządkować archiwa, ale także zminimalizować ryzyko przechowywania przeterminowanych lub zbędnych dokumentów, które mogłyby prowadzić do naruszeń przepisów o ochronie danych lub odpowiedzialności administracyjnej.

Każdy dokument przeznaczony do brakowania musi zostać właściwie sklasyfikowany, oceniony i umieszczony w spisie, który podlega ocenie Archiwum Państwowego. Niewłaściwa procedura lub zniszczenie dokumentów o wartości archiwalnej bez wymaganej zgody może skutkować poważnymi konsekwencjami prawnymi dla instytucji.

Jeśli chcesz zdobyć praktyczną wiedzę w tym zakresie, zapisz się na nasze kurs online dla archiwistów. To doskonała okazja, aby poznać wszystkie etapy procesu brakowania, nauczyć się sporządzać niezbędne spisy i prawidłowo przygotowywać wnioski do Archiwum Państwowego.