W każdej firmie niezależnie od jej wielkości i branży codziennie generowane są setki dokumentów. Ich odpowiednie przechowywanie i zabezpieczenie nie tylko ułatwia zarządzanie firmą, ale także jest obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa. Niewłaściwa archiwizacja może prowadzić do problemów prawnych, utraty cennych informacji, a nawet naruszenia bezpieczeństwa danych. Jak więc skutecznie i bezpiecznie archiwizować dokumenty w firmie? Jakie metody i narzędzia najlepiej się sprawdzają? W tym artykule przedstawimy kluczowe zasady i najlepsze praktyki dotyczące zarządzania dokumentacją, które pomogą uniknąć chaosu i zwiększyć efektywność.

Archiwizacja dokumentów to proces systematycznego gromadzenia, przechowywania i zabezpieczania informacji w celu ich późniejszego wykorzystania. Właściwa archiwizacja jest niezbędna dla:
1. Zgodności z przepisami prawa: Wiele regulacji, takich jak ustawa o rachunkowości czy RODO, nakłada na firmy obowiązek przechowywania określonych dokumentów przez ustalone okresy.
2. Ochrony przed utratą danych: Zabezpieczenie dokumentów przed zniszczeniem, kradzieżą czy zagubieniem jest kluczowe dla ciągłości działania firmy.
3. Efektywnego zarządzania informacją: Ułatwia dostęp do potrzebnych danych, co przekłada się na lepszą organizację pracy i podejmowanie decyzji.

Dokumentacja firmowa dzieli się na dwie główne kategorie:
- Dokumentacja archiwalna (kategoria A): Dokumenty o wartości historycznej, które muszą być przechowywane wieczyście. Przykłady to akty notarialne czy dokumentacja techniczna.
- Dokumentacja niearchiwalna (kategoria B): Dokumenty o czasowej wartości użytkowej, które po upływie określonego czasu mogą zostać zniszczone. Okresy przechowywania są różne w zależności od rodzaju dokumentu i mogą wynosić od kilku do kilkudziesięciu lat.

Przykładowo, dokumentacja księgowa powinna być przechowywana przez co najmniej pięć lat od zakończenia roku obrotowego. Dokumentacja pracownicza, w zależności od daty zatrudnienia pracownika, musi być przechowywana przez 10 lub 50 lat.

Firmy mają do dyspozycji różne metody archiwizacji:

Polega na przechowywaniu dokumentów w formie papierowej. Wymaga odpowiedniego uporządkowania, kategoryzacji oraz zabezpieczenia przed czynnikami zewnętrznymi, takimi jak wilgoć czy ogień. Warto zainwestować w ognioodporne sejfy lub szafy archiwizacyjne, aby zwiększyć bezpieczeństwo dokumentów.

Jest coraz popularniejsza ze względu na wygodę i oszczędność miejsca. Polega na skanowaniu dokumentów i przechowywaniu ich w formie cyfrowej. Wymaga wdrożenia odpowiednich systemów zarządzania dokumentacją (DMS) oraz regularnego tworzenia kopii zapasowych. Ważne jest również zabezpieczenie danych przed nieautoryzowanym dostępem poprzez stosowanie haseł i szyfrowania.

Aby zapewnić bezpieczeństwo i efektywność archiwizacji, warto przestrzegać następujących zasad:
1. Organizacja i kategoryzacja: Dokumenty muszą być poukładane w czytelny i zrozumiały sposób, co ułatwia ich późniejsze odnalezienie
2. Zasada minimalizacji: Przechowuj tylko te dokumenty, które są niezbędne, aby uniknąć nadmiaru niepotrzebnych danych.
3. Regularne przeglądy: Systematycznie sprawdzaj archiwum, aby usuwać dokumenty, których okres przechowywania minął.
4. Szkolenia dla pracowników: Zapewnij personelowi odpowiednie szkolenia z zakresu archiwizacji i ochrony danych.
5. Wdrożenie procedur bezpieczeństwa: Stosuj polityki dostępu do dokumentów oraz zabezpieczenia fizyczne i cyfrowe.

Profesjonalne zarządzanie dokumentacją wymaga nie tylko staranności i dobrej organizacji, ale także znajomości przepisów prawnych oraz nowoczesnych metod archiwizacji. Dlatego coraz więcej firm i instytucji decyduje się na szkolenie swoich pracowników w zakresie archiwizacji dokumentów. Ukończenie odpowiedniego kursu może pomóc w zdobyciu umiejętności niezbędnych do skutecznego prowadzenia archiwum firmowego, kancelarii czy składnicy akt.

Na rynku dostępne są różnorodne kursy i szkolenia dla archiwistów, które dostosowane są do różnych poziomów zaawansowania – od podstawowych po specjalistyczne. Do najpopularniejszych należą:

Jest to podstawowy kurs skierowany do osób, które chcą zdobyć podstawową wiedzę na temat organizacji i prowadzenia archiwum zakładowego oraz składnicy akt. Obejmuje on zarówno aspekty teoretyczne, jak i praktyczne dotyczące obiegu dokumentów w firmie i instytucjach publicznych.Kurs ten jest polecany osobom, które dopiero rozpoczynają swoją pracę w archiwizacji lub pełnią funkcje związane z zarządzaniem dokumentacją w biurach, urzędach czy przedsiębiorstwach.

To bardziej zaawansowany kurs skierowany do osób, które już posiadają podstawową wiedzę z zakresu archiwizacji i chcą ją pogłębić. Jest on również rekomendowany dla pracowników archiwów zakładowych, kancelarii czy jednostek administracyjnych, którzy chcą podnieść swoje kwalifikacje i zdobyć bardziej specjalistyczną wiedzę.

Kurs kancelaryjno-archiwalny II stopnia pozwala zdobyć umiejętności niezbędne do efektywnego zarządzania archiwami oraz wdrażania nowoczesnych metod archiwizacji w firmach i instytucjach.

Oprócz kursów kancelaryjno-archiwalnych dostępne są również specjalistyczne szkolenia, które pozwalają na poszerzenie wiedzy w określonych obszarach archiwizacji. Przykłady takich kursów to:
- Digitalizacja materiałów archiwalnych
- Prowadzenie i archiwizacja dokumentacji pracowniczej
- Archiwizacja dokumentów w szkołach i placówkach oświatowych
- Stosowanie przepisów RODO w archiwach zakładowych i składnicach akt

‍Ukończenie odpowiedniego kursu czy szkolenia nie tylko podnosi kompetencje zawodowe, ale także zwiększa szanse na awans lub znalezienie pracy w instytucjach zajmujących się zarządzaniem dokumentacją. Warto zainwestować w edukację w tym zakresie, zwłaszcza że przepisy i technologie związane z archiwizacją dokumentów nieustannie się rozwijają.

Bezpieczna archiwizacja dokumentów w firmie to kluczowy element zarządzania informacją, który wpływa na zgodność z przepisami, ochronę danych oraz efektywność operacyjną przedsiębiorstwa. Właściwe zarządzanie dokumentacją, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej, wymaga zastosowania odpowiednich metod i narzędzi, a także wdrożenia procedur bezpieczeństwa.

Przedsiębiorstwa powinny zadbać o systematyczne przeglądy archiwów, organizację dokumentów oraz szkolenie pracowników odpowiedzialnych za ich przechowywanie. Profesjonalne kursy archiwistyczne, takie jak kurs kancelaryjno-archiwalny czy szkolenia dla archiwistów, pomagają zdobyć niezbędną wiedzę i umiejętności w zakresie skutecznej archiwizacji.

Chcesz dowiedzieć się więcej o bezpiecznej archiwizacji dokumentów i podnieść swoje kwalifikacje? Zapisz się na szkolenie online i zdobądź cenne umiejętności, które pomogą Ci w profesjonalnym zarządzaniu dokumentacją firmową!